Tekst: Bente Bang Ødegård

Etter pandemien ønsker mange å jobbe fra andre steder enn kontoret. Det er likevel gode grunner til å samles på jobben jevnlig. Irmelin Drake og Laura Traavik, begge førsteamanuenser ved Høyskolen Kristiania, mener at kollegaer med noen enkle grep kan bidra til å gi hverandre positive følelser på jobb.

– Gjennom små løft og bekreftelser kan vi gjøre arbeidsdagen mer inkluderende, raus og vennlig. Det handler egentlig om å vise at vi ser hverandre og det vi bidrar med til arbeidsmiljøet, og at vi vil hverandre vel, sier Laura Traavik.

De små handlingene det er snakk om, krever ikke stor innsats eller planlegging av den som utfører dem: 

• Mikrobekreftelser er gester som viser at vi bryr oss om og gir ære til andre. Det er hverdagslige handlinger som å gi et anerkjennende lite nikk, eller et lite heiarop.
• Mikroløft er små handlinger som har til hensikt å løfte andre og gjøre noe positivt for akkurat dem. Det kan være å tilby en kollega å oppsummere et møte som hun ledet, og sørge for å gripe fatt i det som var bra, og dele det videre. Eller det kan handle om å ta med et wienerbrød til kontornaboen din når han har sittet og jobbet iherdig på et prosjekt.  

Når noen er gode på å løfte fram det positive, smitter det fort. Da blir det samtidig mindre plass til negativ prat, mener Traavik.

– Å ha en bra arbeidshverdag er så viktig fordi det er en stor del av livet, og vi trenger å ha det gøy i livet! Jobben er en så stor del av vår identitet, den gir tilhørighet og sosial interaksjon, sier hun.  

Finn ut hva som gir energi

Irmelin Drake oppfordrer til å reflektere rundt hva som gir deg energi og glede, og hva som tapper deg for det. Hva gir deg et løft? Når gjør de andre deg god?

– Prøv å legg merke til hva er det som skjer når du får energi, for eksempel i et møte. Hva er det kollegaen din gjør i møtet som gir deg energi? Meld tilbake til henne helt konkret hva som var bra, slik at hun kan fortsette å gjøre det på den måten, og bli bevisst på en styrke hun har som hun kan bruke i flere situasjoner, sier Drake.

Den personlige energien vår er ikke en uuttømmelig kilde, den trenger påfyll i løpet av en arbeidsdag. Forskningen viser til flere ting som gir energi og vitalitet:

– Det kan være å lære noe nytt, bruke dine erfaringer til å hjelpe og støtte en kollega, ta deg tid til å rose eller vise takknemlighet overfor en kollega, legge vekt på det som føles meningsfylt i jobben, det som gir glede og hvor du kan gjøre en forskjell på jobb, sier Drake.

Bring inn det positive

Tidligere har forskning på inkludering og mangfold vært mest opptatt av hvor viktig det er å unngå negative og diskriminerende strukturer for å få et godt arbeidsmiljø.

– Dette er selvsagt viktig. Også de små dårlige handlingene, som vi kaller mikroaggresjon, kan være farligere for miljøet enn diskriminering, fordi de kan være vanskeligere å ta tak i, sier Traavik.

Men at det er null diskriminering og negative kommentarer, er ikke tilstrekkelig til å gi ansatte tilhørighet på arbeidsplassen. Det er de aktive, positive små opplevelsene som kan inkludere og gi energi, og gjøre oss robuste til å takle eventuelle negative handlinger.

– Når du legger merke til og fremmer det positive hos andre, kan du gi dem en følelse av tilhørighet. Det er spesielt viktig når det gjelder å inkludere en litt utradisjonell medarbeider i arbeidsmiljøet, sier Drake.

Gode rammer

Gjennom små, overkommelige grep kan vi altså bygge en inkluderende arbeidsplass hvor flere kan føle seg betydningsfulle og verdsatt. Det er en jobb som aldri blir helt ferdig, og som alle medarbeidere kan ta ansvar og bidra til.

– Men for at de ansatte skal kunne bli gode på dette, må organisasjonen ha strukturer som gjør at arbeidsbelastningen på den enkelte ikke er for stor, og en kultur som gir folk rom for å ta den lille pausen og se hverandre, understreker de to forskerne.

Omgivelsene påvirker oss

Også omgivelsene påvirker arbeidsgleden vår, og noen har som jobb å forme disse på en måte som er bra for arbeidsmiljøet.

– Vi bruker en tredjedel av døgnet vårt på jobb, det vil si halvparten av den tida vi er våkne. Da er det viktig at vi har lyst til å gå dit, og at det er gøy og berikende å være der, sier Annetin Hurum, interiørarkitekt og rådgiver i Asplan Viak.

Hurum og kollegene bidrar i mange prosjekter som går på utforming av arbeidsplasser. Hun mener det fysiske og estetiske arbeidsmiljøet påvirker hvordan vi har det, uansett om vi bevisst legger merke til det eller ikke.

– Det er ingen tvil om at å ha det fint på kontoret gir glede og stolthet. Men fysiske omgivelser handler like mye om dagslys, luft og inneklima, temperatur, farger, og ikke minst støy. Det har enormt mye å si at omgivelsene er tilrettelagt slik at de støtter de oppgavene du skal gjøre uten at du forstyrrer andre, eller blir forstyrret, sier hun.

Et kontorlokale trenger for eksempel mange nok stillerom, slik at du skal kunne utføre forskjellige typer oppgaver i løpet av en dag. Å utforme kontorlokaler i tråd med det de ansatte helt konkret trenger for et godt arbeidsmiljø, er et område rådgiverne i Asplan Viak har spesialisert seg på.

Ønsker fleksibilitet

Metodikken «aktivitetsbasert jobbing» (ABW) starter med en grundig kartlegging av hva sluttbrukerne trenger i lokalene, og hvordan de ønsker å jobbe. Hurum viser til undersøkelser som viser at 75 prosent av norske arbeidstakere ønsker seg 1-2 dager i uka på hjemmekontor. Da kan lokalene utnyttes bedre ved å ta bort noen arbeidspulter og heller lage varierte arbeidssoner.

– Det er ikke lenger bærekraftig at alle skal beholde en fast plass hvis lokalet bare er halvfullt. Ikke bare er det dyr møbeloppbevaring for arbeidsgiver, men det er også energisløsing å varme opp store rom. Å dele på plassene er mer demokratisk og bærekraftig, det er å ta delingsøkonomi inn på arbeidsplassen også, sier Hurum.

Forandring fryder ikke?

Men det å miste «den faste plassen» er en endring ikke alle er så glade for i starten. Det er viktig med god informasjon om hvorfor det må til, og at de som skal bruke lokalet får medvirke i prosessen.

– «Clean desk», «free seating» og «først til mølla» har vært skjellsord for noen, og i starten kan det føles uforutsigbart. Da er det viktig å huske på at aktivitetsbasert jobbing handler om selvbestemmelse i arbeidshverdagen, friheten til å avgjøre hvilket arbeidsmiljø som passer for de oppgavene du skal gjøre i løpet av en dag. Denne arbeidsmåten betyr også at ansatte får frihet og tillit fra leder til å få gjort jobben når og hvor det passer dem. Det er den mest fleksible og demokratiske måten å jobbe på, sier Hurum.

Tips til små handlinger som bygger en inkluderende arbeidsplass:

• Tenk over hvem som har bidratt til at du lykkes i å gjøre en god jobb og oppnådd gode resultater. Finn en måte å si takk til vedkommende på. 
• Muntre opp en kollega.
• Gi komplimenter når en kollega gjør en god jobb.
• Inviter en kollega til å spise lunsj eller ta en kaffe sammen.
• Spør en kollega om hun/han/hen trenger hjelp.
• Hils på kolleger om morgenen. Småprat litt hvis du treffer på noen i heisen eller på vei til arbeidsplassen din.

Kilde: Laura Traavik og Irmelin Drake, førsteamanuenser ved Høyskolen Kristiania

Tips for et godt arbeidsmiljø

• Ikke for stort landskap: Den største utfordringen på mange arbeidsplasser er at de åpne kontorlandskapene er for store, og for dårlig skjermet mot støy. Lokalet bør deles opp i «lommer» slik at det er maksimalt 12 pulter i hver gruppe.
• Mange nok stillerom: Tilgang på rom der ansatte kan jobbe konsentrert, ta telefonsamtaler eller ha Teams-møter er viktig. Lokalet bør ha minst ett rom per fem-seks ansatte.
• Unngå støy med lydskjerming og lydabsorberende himling og tepper. Møterom bør ligge nær de sosiale sonene, ikke innerst i et landskap, for å unngå stor trafikk gjennom konsentrasjonsområdene.
• Plassering av sosiale soner: Åpne møteplasser og kaffekjøkken bør være nær garderober og innganger, og avskjermet med buffere mot konsentrasjonsområder. Når folk går til sosiale soner, skal de være trygge på at de ikke forstyrrer de som sitter og jobber.
• Innbydende og inkluderende interiør: Tenk strategisk for å få folk til å treffes på tvers. Sosial sone skal være «smykket» i kontorlokalet, med god utsikt, de fineste møblene og den beste kaffen. Der skal det være møbler å slappe av i, og ha møter i.
• Ikke glem kulturen: Det må være lov å gå til den sosiale sonen! Det er ofte der de gode ideene oppstår. Samtidig bygges det team og samhørighet – og arbeidsglede.

Kilde: Annetin Hurum, interiørarkitekt og rådgiver i Asplan Viak